Personvernerklæring - foreldre og foresatte, kommunale barnehager i Holmestrand

Personvern handler om retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Det overordnede formålet med registrering av personopplysninger i barnehagene våre er å ivareta barnet og familien på best mulig måte og å oppfylle lovkrav til denne type registreringer.

Når du takker ja til kommunale barnehager i Holmestrand, trenger vi å registrere en del opplysninger om barna og familien. Vi vil sikre at personvernet blir ivaretatt både i den tiden barnet går i barnehagen og etterpå. Denne informasjonen gis for å sikre at du som forelder/foresatt til barn i Holmestrandsbarnehagene er orientert om rutiner knyttet til behandling av personopplysningene.

Registrering av personopplysninger ved oppstart og i løpet av ordinært barnehageløp

  • Navn og alder på barnet
  • Navn på familiemedlemmer /søsken, foreldre osv)
  • Adresse til barnet og foreldre/foresatte
  • Statsborgerskap
  • Telefonnummer til foreldre og andre kontaktpersoner
  • Fødselsnummer til barnet
  • Fødselsnummer til foreldre/foresatte
  • Kjønn
  • Sivilstand foreldre
  • Hvem barnet bor sammen med
  • Informasjon om spesielle behov
  • Egenerklæring om helseopplysninger
  • Ev levert tuberkulinkontroll
  • Hvem som kan hente barnet
  • Hvem som er fastlege
  • Korrespondanse arkiveres, jfr gjeldende arkivlovgivning
  • Faktura og betalingsinformasjon
  • Skademeldinger og forsikringsmeldinger ved skade
  • Registreringer knyttet til enkeltbarn for å ivareta lovpålagte oppgaver i barnehageloven, rammeplan for barnehager og annet regelverk som regulerer barnehagedriften
     

Opplysningene registreres etter å ha blitt innhentet fra foreldre/foresatte når barnet begynner i barnehagen eller på grunnlag av opplysninger som foreldrene har registrert i det kommunale opptakssystemet.

Daglige registreringer

Det registreres daglige notater om barnet. Slike registreringer er for eksempel;

  • Sovetider
  • Bleiebytte
  • Barnet registreres inn og ut av barnehagen
  • Observasjoner (telling)
  • Ferie og fravær
  • Notater/merknader på enkeltbarn
     

Opplysningene registreres av ansatte og av foreldre. Formålet med registreringene er foreldresamarbeid, å tilfredstille informasjonsbehovet foreldre har, og ivareta lovpålagte oppgaver i Barnehagelov,  Rammeplan og annet regelverk som regulerer barnehagedriften.

Dokumenter som lagres

Dokumenter som lagres på barn og familie er blant annet;

  • Dokumentasjon knyttet til arbeid med rett til spesialpedagogisk hjelp
  • Foreldre/foresattes kontakt med barnehagen
  • Foreldresamtaler, samtykkeskjema og referat fra samtaler i barnehagen
  • Referat fra møter i barnehagen angående barnet
  • Referat fra møter mellom barnehagen, foreldre og eksterne hjelpeinstanser
  • Henteavtaler, avtaler om medisinering eller andre spesielle avtaler mellom barnehagen og barnets foreldre/foresatte

Informert samtykke

Det blir innhentet samtykke i situasjoner som går ut over det som er omtalt i denne informasjonen. Samtykke blir innhentet i situasjoner som krever ekstra varsomhet for å ivareta hensynet til personvernet. Det er også mulighet for å ikke gi samtykke i slike situasjoner. Dersom du har gitt samtykke, kan det når som helst trekkes tilbake. Det finner egne skjema for innhenting av samtykke i disse situasjonene.

Hvordan dokumenter lagres

Dokumenter som omhandler barn og familie lagres elektronisk i barnets mappe i kommunens arkivsystem. Papirutgaver av dokumenter som er lagret elektronisk makuleres.

Registrering av endringer

Foreldre har ansvar for å gi beskjed om endring i personopplysninger som er av betydning for barnehagen, som for eksempel endring i kontaktopplysninger.

Ansattes tilgang til personopplysninger

Virksomhetsleder/styrer har overordnet ansvar for at personopplysninger oppbevares forskriftsmessig, og samtidig at de gjøres tilgjengelige for ansatte som er avhengig av opplysningene for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver og ivareta barns sikkerhet. Som hovedregel har pedagogisk leder tilgang til nødvendige opplysninger om barn på egen avdeling. Opplysninger som for eksempel kontaktinformasjon til foreldre/foresatte deles med andre ansatte når dette er nødvendig og hensiktsmessig.

Retningslinjer for informasjonssikkerhet

Alle ansatte i barnehagen er orientert om og har signert retningslinjer for informasjonssikkerhet. Ansatte i barnehagen som får kjennskap til personopplysninger har taushetsplikt etter Lov om barnehager §40 Taushetsplikt og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §13 Taushetsplikt.

Revisjon

Virksomhetsleder har ansvar for at barnas mapper jevnlig gjennomgås for å sikre at mappene er fullstendige og korrekte.

Sletting

Personopplysningsloven pålegger Holmestrand kommune å slette alle personopplysninger som det ikke er en lovpålagt plikt til å lagre, og der det ikke lenger er behov for personopplysningene. Eksempel på lovpålagte plikter til å lagre personopplysninger er krav til arkivering etter arkivlovgivningen.

Rett til innsyn

Foreldre i barnehagen har rett til innsyn i hvilke opplysninger som samles inn og hvordan disse brukes. Dersom man ønsker innsyn må kommunens rutiner for innsynsbegjæring benyttes.

For ytterligere informasjon kan virksomhetsleder i den aktuelle barnehage kontaktes.

02.03.2021

Sist endret 11.12.2023 11:02