Hovedregelen i loven er at alle saksdokumenter i offentlig virksomhet er åpne for innsyn. Dette betyr at henvendelser inn til kommunen – og svar vi gir ut – blir registrert i våre saksbehandlingssystemer (journalført) og publisert på våre offentlige postlister.
Hva er en sak
En sak er en samling av et eller flere dokumenter som hører sammen (f.eks. ansettelsessak)
Hva er et dokument
Et dokument er ofte omtalt som en journalpost i arkivet (f.eks. søknad)
En journalpost består av et eller flere tekstdokumenter (f.eks. brev med vedlegg)
Hva er postliste
Postliste er en samlet oversikt over journalposter som er mottatt i et bestemt tidsrom.
Tilgjengelighet og fulltekstpublisering
Dokumentene er tilgjengelig i fulltekstpublisering. Det vil det si at dokumentet er tilgjengelig i sin helhet. Fulltekstpubliserte dokumenter vil en få tilgang til å lese eller laste ned med en gang, og en slipper dermed å søke innsyn.
Du kan søke i postlister tilbake til 18. mars 2021. Før den tid finner du kun byggesaker som er tilgjengelig tilbake til 1. januar 2018. Byggesakene fra gamle Holmestrand kommune har også fulltekstpublisering fra 2018 - 2020.
Hvor lenge er dokumentene tilgjengelige?
Postlistene er tilgjengelige i 12 måneder, med unntak av byggesak som er tilgjengelig lenger tid tilbake.
Dokumenter som ikke er på postlistene
Pasient- og klientsaker er saksområder som i sin helhet holdes utenfor internettsidene, men partsinnsyn er hjemlet i forvaltningsloven § 18.
Med få unntak får alle se opplysninger som gjelder en selv. Familiemedlemmer eller andre har kun rett til partsinnsyn dersom det forevises skriftlig fullmakt fra personen det gjelder.
Ved innsynforespørsler i pasient- og klientsaker, anbefaler vi at du bruker eDialog-løsningen vår, som er en sikker innsending av dokumenter/ henvendelser til kommunen.
Hva har du innsyn i
Du kan nektes innsyn i interne dokumenter, men som hovedregel har du innsyn i:
- Saksliste eller saksdokumenter til kommunestyre eller annet kommunalt folkevalgt organ.
- Dokumenter til/fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller kommunal revisjon.
- Dokumenter til/fra enheter i administrasjonen som har selvstendig avgjørelsesmyndighet for saken dokumentet gjelder.
Dokumenter som er unntatt offentlighet, er merket med aktuell lovhjemmel for unntaket. Dokumentene er normalt registrert og tilgjengelig for innsyn etter tre arbeidsdager.
Slik krever du innsyn
Krever du innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art.
Innsynsforespørsler kan sendes på epost, eDialog eller bestilles direkte fra postlisten.
Søknad om innsyn bør inneholde en presisering av hvilken hjemmel som påberopes for kravet. Innsyn i dokumenter til og fra Holmestrand kommune, og bestiller du fra postmottak@holmestrand.kommune.no, eller gjennom edialog.
Ved begjæring om innsyn i personopplysninger om deg ber vi deg benytte postmottak; postmottak@holmestrand.kommune.no
Tjenesten er i utgangspunktet gratis, men en del unntak finnes. Dette vil du få informasjon om i det enkelte innsynskrav.
Vi behandler personopplysninger i henhold til vår personvernerklæring.